KI-Implementierungs-Checkliste
Über diese Checkliste
Eine strukturierte Implementierung ist entscheidend für den Projekterfolg. Diese Checkliste führt Sie durch alle sieben Phasen eines KI-Projekts – von der Vorbereitung bis zum Abschluss – mit über 50 konkreten Prüfpunkten und definierten Meilenstein-Gates.
Die Checkliste ist für typische KI-Projekte im Mittelstand konzipiert, insbesondere für KI-Telefonie, Dokumentenautomatisierung und Kundenservice-Anwendungen.
Anleitung zur Nutzung
Phasen-Gates
Am Ende jeder Phase gibt es ein Meilenstein-Gate. Die nächste Phase sollte erst beginnen, wenn alle als kritisch markierten Punkte der aktuellen Phase erledigt sind.
Statusverfolgung
Markieren Sie jeden Prüfpunkt mit einem Status: Erledigt, In Arbeit, Offen oder N/A (nicht anwendbar). Notieren Sie das Erledigungsdatum und den Verantwortlichen.
Kritische Punkte
Mit einem Stern markierte Punkte sind kritisch und müssen vor dem Phase-Gate abgeschlossen sein.
Phase 1: Vorbereitung
Ziel: Projektgrundlagen schaffen und Startbereitschaft herstellen.
Dauer: Typischerweise 1-2 Wochen.
1.1 Projektziele definiert (kritisch)
Die Geschäftsziele für das KI-Projekt sind klar definiert und dokumentiert. Messbare Erfolgskriterien (KPIs) sind festgelegt.
1.2 Scope abgegrenzt (kritisch)
Der Projektumfang ist klar definiert. Was im Scope ist und was nicht, ist dokumentiert.
1.3 Projektteam aufgestellt (kritisch)
Das Kernteam ist benannt mit Projektleiter, Fachbereich, IT und ggf. externen Beratern. Verantwortlichkeiten sind geklärt.
1.4 Budget freigegeben (kritisch)
Das Projektbudget ist genehmigt und verfügbar. Budgetverantwortung ist geklärt.
1.5 Zeitplan erstellt
Ein grober Zeitplan mit Meilensteinen ist erstellt. Abhängigkeiten und kritischer Pfad sind identifiziert.
1.6 Stakeholder identifiziert
Alle relevanten Stakeholder sind identifiziert. Ihre Erwartungen und Einflussmöglichkeiten sind dokumentiert.
1.7 Betriebsrat informiert (kritisch)
Der Betriebsrat ist über das geplante Projekt informiert (gemäß §90 BetrVG). Erste Gespräche zur Einbindung sind geführt.
1.8 Kick-off durchgeführt
Das Projekt ist offiziell mit allen Stakeholdern gestartet. Projektziele und Vorgehen sind kommuniziert.
Meilenstein-Gate 1: Projektauftrag unterschrieben, Team aufgestellt, Betriebsrat informiert.
Phase 2: Anforderungsanalyse
Ziel: Vollständiges Verständnis der Anforderungen entwickeln.
Dauer: Typischerweise 2-4 Wochen.
2.1 Ist-Prozesse dokumentiert (kritisch)
Die aktuellen Prozesse, die durch KI unterstützt werden sollen, sind dokumentiert. Schwachstellen und Verbesserungspotenziale sind identifiziert.
2.2 Datenanalyse durchgeführt (kritisch)
Die relevanten Datenquellen sind identifiziert. Datenqualität und -verfügbarkeit sind bewertet.
2.3 Fachliche Anforderungen erfasst (kritisch)
Funktionale Anforderungen sind in Workshops mit dem Fachbereich gesammelt. Priorisierung (Muss/Soll/Kann) ist erfolgt.
2.4 Technische Anforderungen erfasst
IT-Anforderungen wie Schnittstellen, Sicherheit und Performance sind dokumentiert. Restriktionen und Constraints sind identifiziert.
2.5 Compliance-Anforderungen geklärt (kritisch)
DSGVO-Anforderungen sind geprüft. AI Act-Risikoklassifizierung ist durchgeführt. Erforderliche Dokumentation ist identifiziert.
2.6 Integrations-Anforderungen definiert
Zu integrierende Systeme wie CRM, ERP und Kalender sind identifiziert. Schnittstellenanforderungen sind dokumentiert.
2.7 Lastenheft erstellt (kritisch)
Alle Anforderungen sind in einem Lastenheft zusammengefasst. Das Lastenheft ist vom Fachbereich freigegeben.
2.8 DSFA-Erforderlichkeit geprüft
Es ist geprüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Bei Erforderlichkeit ist die DSFA begonnen.
Meilenstein-Gate 2: Lastenheft freigegeben, Compliance-Anforderungen geklärt.
Phase 3: Anbieterauswahl
Ziel: Den optimalen KI-Anbieter identifizieren und vertraglich binden.
Dauer: Typischerweise 3-6 Wochen.
3.1 Long-List erstellt
Potenzielle Anbieter sind identifiziert (5-8 Anbieter). Erste Vorauswahl anhand K.O.-Kriterien ist erfolgt.
3.2 RFI/RFP versendet
Strukturierte Anfragen sind an Short-List-Anbieter versendet. Anforderungen aus dem Lastenheft sind integriert.
3.3 Demos durchgeführt (kritisch)
Live-Demos mit allen Short-List-Anbietern sind durchgeführt. Eigene Testszenarien sind getestet.
3.4 Referenzen geprüft
Referenzgespräche mit bestehenden Kunden sind geführt. Erfahrungen und Empfehlungen sind dokumentiert.
3.5 Bewertung abgeschlossen (kritisch)
Systematische Bewertung anhand definierter Kriterien ist durchgeführt. Bewertungsmatrix ist ausgefüllt und dokumentiert.
3.6 Compliance-Prüfung durchgeführt (kritisch)
DSGVO-Compliance des Anbieters ist geprüft. Serverstandorte und Datenschutzmaßnahmen sind verifiziert.
3.7 Anbieterentscheidung getroffen (kritisch)
Die Entscheidung für einen Anbieter ist gefallen. Die Entscheidung ist dokumentiert und kommuniziert.
3.8 Vertragsverhandlung abgeschlossen
Konditionen sind verhandelt. AVV ist abgeschlossen. SLAs sind definiert.
3.9 Vertrag unterschrieben (kritisch)
Der Vertrag ist rechtlich geprüft. Der Vertrag ist von beiden Seiten unterschrieben.
Meilenstein-Gate 3: Vertrag unterschrieben, AVV abgeschlossen.
Phase 4: Technische Implementierung
Ziel: Das KI-System technisch einrichten und integrieren.
Dauer: Typischerweise 4-8 Wochen.
4.1 Projektplan detailliert
Detaillierter Implementierungsplan ist mit dem Anbieter abgestimmt. Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten sind definiert.
4.2 Technische Umgebung bereit (kritisch)
Die erforderliche Infrastruktur ist bereitgestellt. Zugänge und Berechtigungen sind eingerichtet.
4.3 Basis-System eingerichtet (kritisch)
Das KI-System ist in der Basis-Konfiguration eingerichtet. Grundfunktionen sind verfügbar.
4.4 CRM-Integration umgesetzt
Die Verbindung zum CRM-System ist hergestellt. Datenflüsse sind implementiert und getestet.
4.5 Kalender-Integration umgesetzt
Die Verbindung zum Kalender-System ist hergestellt. Terminvereinbarung funktioniert (falls relevant).
4.6 Weitere Integrationen umgesetzt
Alle weiteren geplanten Integrationen wie ERP und Telefonie sind implementiert. Datenflüsse sind verifiziert.
4.7 Fachliche Konfiguration abgeschlossen (kritisch)
Dialoge und Workflows sind konfiguriert. Fachliche Regeln sind implementiert. Sprachausgabe ist angepasst.
4.8 Testdaten migriert
Testdaten sind in das System übertragen. Datenqualität ist verifiziert.
4.9 Funktionale Tests bestanden (kritisch)
Alle definierten Testfälle sind durchgeführt. Fehler sind dokumentiert und behoben. Abnahme der Funktionalität ist erfolgt.
4.10 Integrationstests bestanden (kritisch)
End-to-End-Tests über alle Systeme sind durchgeführt. Datenflüsse sind verifiziert. Abnahme der Integration ist erfolgt.
4.11 Performance-Tests bestanden
Lasttests sind durchgeführt. Performance unter Last ist akzeptabel. Engpässe sind identifiziert und adressiert.
4.12 Sicherheitstest durchgeführt
IT-Sicherheitstest ist durchgeführt. Schwachstellen sind identifiziert und behoben.
Meilenstein-Gate 4: Technische Abnahme erfolgt, alle kritischen Tests bestanden.
Phase 5: Change Management und Schulung
Ziel: Organisation und Mitarbeiter auf den KI-Einsatz vorbereiten.
Dauer: Typischerweise 3-4 Wochen, parallel zur technischen Implementierung.
5.1 Kommunikationsplan erstellt
Kommunikationsstrategie ist definiert. Kernbotschaften sind formuliert. Kommunikationskanäle sind festgelegt.
5.2 Belegschaft informiert (kritisch)
Erste Information an alle betroffenen Mitarbeiter ist erfolgt. Ziele und Nutzen sind kommuniziert.
5.3 Betriebsrat-Vereinbarung abgeschlossen (kritisch)
Erforderliche Mitbestimmung ist erfolgt. Betriebsvereinbarung ist abgeschlossen (falls erforderlich).
5.4 Schulungskonzept erstellt
Schulungsbedarfe sind analysiert. Schulungsunterlagen sind erstellt. Schulungsplan ist definiert.
5.5 Admin-Schulung durchgeführt (kritisch)
Systemadministratoren sind geschult. Technische Dokumentation ist übergeben.
5.6 Power-User-Schulung durchgeführt
Key User und Multiplikatoren sind geschult. Sie können Kollegen unterstützen.
5.7 Endanwender-Schulung durchgeführt (kritisch)
Alle Endanwender sind geschult. Schulungsteilnahme ist dokumentiert.
5.8 Supportprozess definiert
Ansprechpartner für Fragen sind benannt. Eskalationspfad ist definiert. FAQ ist erstellt.
Meilenstein-Gate 5: Alle Schulungen abgeschlossen, Betriebsrat-Vereinbarung unterzeichnet.
Phase 6: Pilotbetrieb
Ziel: Das System unter realen Bedingungen testen und optimieren.
Dauer: Typischerweise 4-6 Wochen.
6.1 Pilotgruppe definiert (kritisch)
Teilnehmer für den Pilotbetrieb sind ausgewählt. Auswahlkriterien sind dokumentiert.
6.2 Pilot-KPIs definiert (kritisch)
Messbare Erfolgskriterien für den Pilot sind festgelegt. Baseline-Messung ist durchgeführt.
6.3 Fallback-Prozess etabliert (kritisch)
Der Prozess für die Weiterleitung an Menschen ist definiert. Notfall-Eskalation ist geklärt.
6.4 Monitoring eingerichtet (kritisch)
Überwachung der Systemleistung ist aktiv. Dashboards und Alerting sind konfiguriert.
6.5 Pilot gestartet (kritisch)
Das System ist für die Pilotgruppe aktiviert. Erste Transaktionen werden verarbeitet.
6.6 Tägliche Reviews durchgeführt
In der ersten Woche werden tägliche Review-Meetings durchgeführt. Probleme werden sofort adressiert.
6.7 Feedback systematisch gesammelt
Feedback von Nutzern und Kunden wird gesammelt. Feedback-Kanäle sind etabliert.
6.8 Optimierungen umgesetzt
Identifizierte Verbesserungen werden umgesetzt. Konfiguration wird angepasst.
6.9 Pilot-Evaluation abgeschlossen (kritisch)
Pilot-KPIs werden ausgewertet. Erfolg versus Ziele wird bewertet. Lessons Learned werden dokumentiert.
6.10 Go/No-Go-Entscheidung getroffen (kritisch)
Entscheidung über Rollout wird getroffen. Entscheidung wird dokumentiert und kommuniziert.
Meilenstein-Gate 6: Pilot erfolgreich, Go-Entscheidung für Rollout.
Phase 7: Rollout und Projektabschluss
Ziel: Das System für alle Nutzer freischalten und das Projekt formal abschließen.
Dauer: Typischerweise 2-4 Wochen.
7.1 Rollout-Plan finalisiert
Detaillierter Plan für den vollständigen Rollout ist erstellt. Zeitplan und Vorgehen sind kommuniziert.
7.2 Go-Live kommuniziert (kritisch)
Alle Betroffenen sind über den Go-Live-Termin informiert. Erwartungen sind gesetzt.
7.3 Produktivdaten migriert
Alle erforderlichen Produktivdaten sind übertragen. Datenqualität ist verifiziert.
7.4 Go-Live durchgeführt (kritisch)
Das System ist für alle Nutzer aktiviert. Produktivbetrieb läuft.
7.5 Hypercare-Support aktiv (kritisch)
Intensiver Support in den ersten Wochen ist gewährleistet. Schnelle Reaktion auf Probleme ist sichergestellt.
7.6 Performance überwacht
Systemperformance wird kontinuierlich überwacht. KPIs werden gemessen.
7.7 Dokumentation finalisiert
Technische Dokumentation ist vollständig. Betriebshandbuch ist erstellt. Alle Projektdokumente sind archiviert.
7.8 Lessons Learned durchgeführt
Workshop mit dem Projektteam ist durchgeführt. Erkenntnisse sind dokumentiert.
7.9 Übergabe an Betrieb (kritisch)
Verantwortung ist an den Linienbetrieb übergeben. Betriebsteam ist vorbereitet.
7.10 Projektabschluss bestätigt (kritisch)
Formaler Projektabschluss ist durchgeführt. Abnahme durch Auftraggeber ist erfolgt.
Meilenstein-Gate 7: Projekt formal abgeschlossen, Betrieb übergeben.
Gesamtübersicht
Projektfortschritt
Verfolgen Sie den Fortschritt über alle Phasen:
Phase 1 Vorbereitung hat 8 Prüfpunkte. Phase 2 Anforderungen hat 8 Prüfpunkte. Phase 3 Anbieterauswahl hat 9 Prüfpunkte. Phase 4 Implementierung hat 12 Prüfpunkte. Phase 5 Change Management hat 8 Prüfpunkte. Phase 6 Pilotbetrieb hat 10 Prüfpunkte. Phase 7 Rollout hat 10 Prüfpunkte.
Die Gesamtzahl beträgt 65 Prüfpunkte, davon 31 kritisch.
Statusampel
Grün bedeutet, dass alle kritischen Punkte der Phase erledigt sind. Gelb bedeutet, dass kritische Punkte in Bearbeitung sind. Rot bedeutet, dass kritische Punkte offen sind und Aufmerksamkeit erfordern.
Download
Laden Sie die vollständige Checkliste als PDF herunter. Die PDF-Version enthält alle Prüfpunkte mit Statusfeldern, Kennzeichnung kritischer Punkte, Meilenstein-Gate-Seiten zur Freigabe und Platz für Notizen und Verantwortliche.