KI-Business-Case-Vorlage
Über diese Vorlage
Ein überzeugender Business Case ist die Grundlage für jede KI-Investitionsentscheidung. Diese Excel-Vorlage unterstützt Sie dabei, alle relevanten Kosten und Nutzen systematisch zu erfassen, den Return on Investment (ROI) zu berechnen und die Ergebnisse stakeholdergerecht aufzubereiten.
Die Vorlage wurde speziell für den deutschen Mittelstand entwickelt und berücksichtigt typische Kostenstrukturen und Nutzenpotenziale von KI-Projekten.
Anleitung zur Nutzung der Vorlage
Schritt 1: Projektübersicht ausfüllen
Beginnen Sie mit dem Tabellenblatt „Übersicht". Tragen Sie hier die grundlegenden Projektinformationen ein:
Geben Sie den Projektnamen und eine kurze Beschreibung des geplanten KI-Systems an. Definieren Sie den geplanten Zeitraum für die Analyse, wobei wir einen 3-5-Jahres-Horizont empfehlen. Identifizieren Sie den Projektverantwortlichen und das Budget, das zur Verfügung steht.
Diese Informationen erscheinen automatisch auf allen anderen Tabellenblättern und in der Zusammenfassung.
Schritt 2: Kosten erfassen
Wechseln Sie zum Tabellenblatt „Kosten". Die Vorlage unterscheidet zwischen einmaligen und laufenden Kosten:
Einmalige Kosten (Jahr 0):
Erfassen Sie die Lizenz- oder Entwicklungskosten, also die Kosten für die KI-Lösung selbst, sei es als Kauflizenz, Projektentwicklung oder Initial-Setup. Tragen Sie die Implementierungskosten ein, die interne und externe Aufwände für Integration, Konfiguration und Testing umfassen. Dokumentieren Sie die Schulungskosten für initiale Trainings für Administratoren und Endanwender. Berücksichtigen Sie Infrastrukturkosten für Hardware, Cloud-Setup und Netzwerkanpassungen. Vergessen Sie nicht die Beratungskosten für externe Unterstützung bei Auswahl, Implementierung oder Change Management.
Laufende Kosten (pro Jahr):
Laufende Lizenzgebühren umfassen SaaS-Gebühren, Nutzungsgebühren oder Wartungsverträge. Betriebskosten decken Cloud-Hosting, Speicher und Rechenleistung ab. Supportkosten beinhalten Herstellersupport und internen IT-Support. Schulungskosten fallen für Auffrischungen, neue Mitarbeiter und neue Features an. Optimierungskosten decken kontinuierliche Verbesserung und Model-Retraining ab.
Tipp: Die blauen Felder sind Eingabefelder, schwarze Felder enthalten Formeln. Überschreiben Sie keine Formeln!
Schritt 3: Nutzen quantifizieren
Das Tabellenblatt „Nutzen" hilft Ihnen, den erwarteten Mehrwert in Euro zu beziffern:
Direkte Kosteneinsparungen:
Berechnen Sie Personalkosteneinsparungen durch Automatisierung von Aufgaben. Verwenden Sie die Formel: Eingesparte Stunden pro Woche × Stundensatz × 52 Wochen. Berücksichtigen Sie eine Fehlerreduktion durch weniger Fehler mit entsprechend weniger Nacharbeit und Reklamationen. Kalkulieren Sie die Prozessbeschleunigung durch schnellere Durchlaufzeiten mit entsprechend geringeren Prozesskosten.
Umsatzsteigerungen:
Bewerten Sie eine verbesserte Erreichbarkeit durch weniger verpasste Anrufe und Anfragen. Berücksichtigen Sie höhere Conversion Rates durch bessere Lead-Qualifizierung und schnellere Reaktionszeiten. Cross-Selling und Upselling können durch KI-gestützte Empfehlungen gesteigert werden.
Indirekte Nutzen:
Mitarbeiterzufriedenheit kann monetarisiert werden durch geringere Fluktuation und damit reduzierte Rekrutierungskosten. Kundenzufriedenheit führt zu höherer Kundenbindung und Customer Lifetime Value. Wettbewerbsvorteile sind schwer zu quantifizieren, können aber als Risikominimierung betrachtet werden.
Wichtig: Seien Sie bei der Nutzenquantifizierung realistisch. Übertriebene Annahmen gefährden die Glaubwürdigkeit des gesamten Business Cases.
Schritt 4: ROI berechnen
Das Tabellenblatt „ROI-Berechnung" führt Kosten und Nutzen zusammen und berechnet automatisch:
Der ROI nach der Formel ((Gesamtnutzen - Gesamtkosten) / Gesamtkosten) × 100 zeigt die prozentuale Rendite der Investition. Der Payback Period gibt an, nach wie vielen Monaten die Investition amortisiert ist. Der Net Present Value (NPV) ist der Kapitalwert unter Berücksichtigung eines Diskontierungszinssatzes. Der Internal Rate of Return (IRR) ist der Zinssatz, bei dem der NPV gleich Null ist.
Die Vorlage berechnet diese Kennzahlen für jeden Analysezeitraum von Jahr 1 bis Jahr 5 sowie kumuliert.
Schritt 5: Sensitivitätsanalyse durchführen
Das Tabellenblatt „Sensitivität" ermöglicht die Prüfung verschiedener Szenarien:
Definieren Sie ein konservatives Szenario mit 70% des erwarteten Nutzens und 120% der erwarteten Kosten. Das realistische Szenario arbeitet mit den Basisannahmen aus den vorherigen Tabellenblättern. Das optimistische Szenario rechnet mit 130% des erwarteten Nutzens und 90% der erwarteten Kosten.
Die Sensitivitätsanalyse zeigt, wie robust der Business Case unter verschiedenen Annahmen ist. Ein guter Business Case sollte auch im konservativen Szenario positiv sein.
Zusätzlich können Sie einzelne Parameter variieren, etwa was passiert, wenn die Implementierung 50% länger dauert oder die Adoption-Rate niedriger ist als erwartet.
Schritt 6: Präsentation erstellen
Das Tabellenblatt „Zusammenfassung" enthält eine druckfertige Übersicht aller wichtigen Kennzahlen. Sie können diese direkt als PDF exportieren oder in eine PowerPoint-Präsentation übernehmen.
Die Zusammenfassung enthält eine Executive Summary mit den wichtigsten Zahlen auf einen Blick, eine Investitionsübersicht mit Kosten nach Kategorien, eine Nutzenübersicht mit Nutzen nach Kategorien, ROI-Kennzahlen mit einer Grafik zur Entwicklung über die Jahre und eine Empfehlung mit automatisch generierter Handlungsempfehlung basierend auf den Ergebnissen.
Kostenarten bei KI-Projekten
Typische Kostenstrukturen
Die Kosten für KI-Projekte variieren stark je nach Komplexität und Ansatz. Hier finden Sie Orientierungswerte:
Einfache Tool-Integration (z.B. KI-Telefonie für KMU):
Einmalige Kosten liegen bei 5.000€ bis 30.000€ für Setup, Integration und Schulung. Laufende Kosten betragen 500€ bis 3.000€ pro Monat für Nutzungsgebühren und Wartung. Die typische Amortisation erfolgt nach 3-6 Monaten.
Mittelkomplexe Projekte (z.B. Dokumentenautomatisierung):
Einmalige Kosten liegen bei 30.000€ bis 150.000€ für Entwicklung, Integration und Anpassung. Laufende Kosten betragen 2.000€ bis 10.000€ pro Monat für Betrieb, Support und Optimierung. Die typische Amortisation erfolgt nach 8-18 Monaten.
Komplexe Enterprise-Lösungen (z.B. Predictive Maintenance):
Einmalige Kosten liegen bei 100.000€ bis 500.000€ für umfangreiche Entwicklung und Integration. Laufende Kosten betragen 10.000€ bis 50.000€ pro Monat für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung. Die typische Amortisation erfolgt nach 12-24 Monaten.
Häufig vergessene Kostenpositionen
Bei der Kostenplanung werden regelmäßig bestimmte Positionen unterschätzt oder vergessen:
Datenaufbereitung ist oft der größte Kostentreiber. Bestehende Daten müssen bereinigt, strukturiert und angereichert werden. Dieser Aufwand wird in 80% der Projekte unterschätzt.
Change Management für Kommunikation, Schulung und Begleitung der Mitarbeiter sollte mit 10-20% des Projektbudgets kalkuliert werden.
Integration in Legacy-Systeme kann bei älteren ERP- oder CRM-Systemen den 2-3-fachen Aufwand gegenüber modernen Systemen bedeuten.
Compliance und Datenschutz umfassen DSFA, Dokumentation, rechtliche Prüfung und ggf. externe Beratung.
Contingency als Puffer für Unvorhergesehenes sollte 20-30% der geschätzten Kosten betragen.
Nutzen quantifizieren
Zeitersparnis in Euro umrechnen
Die häufigste Nutzenquelle bei KI-Projekten ist Zeitersparnis. So rechnen Sie diese in Euro um:
Ermitteln Sie zunächst die eingesparten Stunden. Identifizieren Sie die automatisierten Aufgaben und schätzen Sie die Zeit pro Vorgang und die Anzahl der Vorgänge.
Dann bestimmen Sie den Stundensatz. Verwenden Sie den vollen Arbeitgeberbruttolohn, also Gehalt plus Sozialabgaben plus Overhead, typischerweise 40-60€ für Sachbearbeiter und 70-100€ für Fachkräfte.
Rechenbeispiel:
20 Stunden pro Woche werden eingespart, multipliziert mit 50€ Stundensatz, multipliziert mit 52 Wochen, ergibt 52.000€ Einsparung pro Jahr.
Wichtig: Berücksichtigen Sie realistische Adoption-Raten. Nicht vom ersten Tag an wird 100% der theoretischen Ersparnis realisiert.
Fehlerreduktion bewerten
Fehler verursachen Kosten durch Nacharbeit und Korrekturaufwand, Reklamationen und Kulanzleistungen, Kundenverlust und Reputationsschäden sowie rechtliche Risiken und Strafzahlungen.
Für die Kalkulation multiplizieren Sie die aktuelle Fehlerquote mit den Kosten pro Fehler und dann mit der erwarteten Reduktion.
Rechenbeispiel:
1.000 Fehler pro Jahr, multipliziert mit 50€ Kosten pro Fehler, ergibt 50.000€ aktuelle Fehlerkosten. Erwartete Reduktion um 70% ergibt 35.000€ Einsparung pro Jahr.
Umsatzsteigerung prognostizieren
Umsatzsteigerungen sind attraktiv, aber schwieriger zu quantifizieren. Seien Sie hier besonders konservativ.
Verbesserte Erreichbarkeit:
Ermitteln Sie die Anzahl verpasster Anrufe oder Anfragen pro Monat, dann den Anteil davon mit Umsatzpotenzial und den durchschnittlichen Auftragswert.
Rechenbeispiel:
100 verpasste Anrufe pro Monat, davon 30% mit Kaufabsicht, multipliziert mit 500€ durchschnittlichem Auftragswert, ergibt 15.000€ entgangenen Umsatz pro Monat, also 180.000€ pro Jahr.
ROI-Berechnung Schritt für Schritt
Die grundlegende ROI-Formel
ROI = ((Gesamtnutzen - Gesamtkosten) / Gesamtkosten) × 100
Diese Kennzahl zeigt, wie viel Prozent Rendite die Investition erzielt.
Beispiel:
Gesamtkosten über 3 Jahre betragen 100.000€. Gesamtnutzen über 3 Jahre beträgt 250.000€. ROI = ((250.000 - 100.000) / 100.000) × 100 = 150%
Das bedeutet: Für jeden investierten Euro erhalten Sie 2,50€ zurück, also 1€ Einsatz plus 1,50€ Gewinn.
Payback Period berechnen
Die Payback Period (Amortisationszeit) zeigt, wann die Investition sich „bezahlt gemacht" hat.
Einfache Methode:
Payback Period = Gesamtinvestition / Jährlicher Netto-Nutzen
Beispiel:
Gesamtinvestition beträgt 50.000€. Jährlicher Netto-Nutzen beträgt 40.000€. Payback Period = 50.000 / 40.000 = 1,25 Jahre, also 15 Monate.
Die Vorlage berechnet dies auch monatsgenau unter Berücksichtigung unterschiedlicher Nutzenrealisierung im Zeitverlauf.
Net Present Value (NPV) verstehen
Der NPV berücksichtigt, dass Geld heute mehr wert ist als Geld in der Zukunft (Zeitwert des Geldes).
Die Formel lautet: NPV = Σ (Cashflow_t / (1 + r)^t) - Initialinvestition
Dabei ist r der Diskontierungszinssatz, typischerweise 8-12% für Unternehmensprojekte.
Interpretation:
NPV > 0 bedeutet, dass das Projekt Wert schafft. NPV < 0 bedeutet, dass das Projekt Wert vernichtet. Je höher der NPV, desto attraktiver ist das Projekt.
Internal Rate of Return (IRR)
Der IRR ist der Zinssatz, bei dem der NPV gleich Null ist. Er zeigt die „Verzinsung" der Investition.
Interpretation:
IRR > Kapitalkosten bedeutet: Projekt ist attraktiv. IRR < Kapitalkosten bedeutet: Projekt vernichtet Wert. Je höher der IRR, desto robuster ist das Projekt gegen Zinsänderungen.
Die Vorlage berechnet IRR automatisch mit der Excel-Funktion IKV/IRR.
Präsentationsvorlage für Stakeholder
Die richtige Struktur
Ein überzeugender Business Case für Entscheider folgt einer klaren Struktur:
Executive Summary (1 Seite):
Das Problem beschreibt, welche Herausforderung adressiert wird. Die Lösung erklärt, wie KI diese löst. Die Investition nennt die Gesamtkosten über den Betrachtungszeitraum. Der Nutzen beziffert den Gesamtnutzen über den Betrachtungszeitraum. Der ROI fasst die Kernkennzahl zusammen. Die Empfehlung gibt eine klare Handlungsempfehlung.
Detailabschnitte:
Die Problemanalyse zeigt den Ist-Zustand mit Schmerzpunkten. Die Lösungsbeschreibung erklärt die geplante KI-Lösung. Die Kostenaufstellung schlüsselt einmalige und laufende Kosten auf. Die Nutzenanalyse zeigt die erwarteten Einsparungen und Umsatzsteigerungen. Die ROI-Berechnung präsentiert detaillierte Kalkulation mit Szenarien. Die Risiken und Mitigationen benennen potenzielle Probleme und Gegenmaßnahmen. Der Zeitplan stellt die Meilensteine dar. Die nächsten Schritte formulieren die konkrete Handlungsaufforderung.
Visualisierung der Ergebnisse
Die Vorlage enthält vorbereitete Diagramme:
Ein Kosten-Nutzen-Vergleich als Balkendiagramm zeigt Kosten vs. Nutzen pro Jahr. Die Cashflow-Entwicklung als Liniendiagramm zeigt den kumulierten Cashflow über die Zeit. Die Break-Even-Analyse zeigt, wann die Amortisation erreicht wird. Die Szenario-Vergleiche visualisieren konservativ, realistisch und optimistisch im Vergleich.
Diese Diagramme aktualisieren sich automatisch basierend auf Ihren Eingaben.
Beispielrechnung aus der Praxis
Fallbeispiel: KI-Telefonie für einen Großhändler
Ausgangssituation:
Das Unternehmen ist ein Großhändler mit 80 Mitarbeitern. Es gibt 4.000 eingehende Anrufe pro Monat, 60% davon sind Standardanfragen wie Lieferstatus, Preise und Termine. 2,5 FTE sind für Telefonservice gebunden. Die Erreichbarkeit liegt bei 40 Stunden pro Woche, die Kundenzufriedenheit bei 3,2/5.
Geplante Lösung:
Ein KI-Telefonassistent für Inbound-Anrufe mit Integration in ERP (SAP B1) und Kalender, einer Ziel-Automatisierungsrate von 70% der Standardanfragen und 24/7-Erreichbarkeit.
Kostenaufstellung:
Einmalige Kosten im Jahr 0 betragen 25.000€ für Implementierung und Integration, 5.000€ für Schulung und Change Management sowie 2.000€ für Beratung, insgesamt 32.000€.
Laufende Kosten pro Jahr betragen 12.000€ für Nutzungsgebühren, also 0,20€ mal 60.000 Anrufe, sowie 3.000€ für Wartung und Support, insgesamt 15.000€ pro Jahr.
Nutzenberechnung:
Die Personalumwidmung ermöglicht, dass 1 FTE für wertschöpfendere Aufgaben wie Vertrieb und Kundenberatung eingesetzt werden kann, was einem Wert von 50.000€ pro Jahr entspricht. Weniger verpasste Anrufe bringen bei 200 weniger verpassten Anrufen pro Monat, 20% davon mit Umsatzpotenzial, und einem durchschnittlichen Auftragswert von 800€ einen zusätzlichen Umsatz von 384.000€ pro Jahr, bei 5% Marge sind das 19.200€ Deckungsbeitrag. Verbesserte Kundenzufriedenheit von 3,2 auf 4,1 reduziert die Kundenabwanderung um 10%, was konservativ mit 10.000€ pro Jahr bewertet wird. Der Gesamtnutzen pro Jahr beträgt 79.200€.
ROI-Berechnung über 3 Jahre:
Die Gesamtkosten betragen 32.000€ plus dreimal 15.000€, also 77.000€. Der Gesamtnutzen beträgt dreimal 79.200€, also 237.600€. Der ROI errechnet sich als (237.600 - 77.000) / 77.000 mal 100, was 208% ergibt. Die Payback Period beträgt 32.000€ geteilt durch (79.200€ - 15.000€) geteilt durch 12, also 6 Monate.
Sensitivitätsanalyse:
Im konservativen Szenario mit 50% Automation und 10% höheren Kosten beträgt der ROI immer noch 124%. Im optimistischen Szenario mit 80% Automation und Umsatzeffekten steigt der ROI auf 285%.
Fazit:
Das Projekt ist auch unter konservativen Annahmen wirtschaftlich attraktiv und sollte umgesetzt werden.
Download und Anwendung
Laden Sie die Excel-Vorlage herunter und passen Sie sie an Ihr spezifisches KI-Projekt an. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie mit minimalem Aufwand einen professionellen Business Case erstellen können.
Enthaltene Tabellenblätter:
Die Übersicht enthält die Projektinformationen und Zusammenfassung. Der Kostenbereich ermöglicht die detaillierte Erfassung einmaliger und laufender Kosten. Der Nutzenbereich dient der Quantifizierung aller Nutzenarten. Die ROI-Berechnung zeigt automatische Berechnung aller Kennzahlen. Die Sensitivität ermöglicht eine Szenarioanalyse mit drei Szenarien. Die Zusammenfassung ist eine druckfertige Präsentationsübersicht. Die Anleitung bietet Erläuterungen zur Nutzung.
Bei Fragen zur Anwendung der Vorlage oder zur Erstellung Ihres individuellen Business Cases stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.