KI-Projektplan-Template
Über diese Vorlage
Eine strukturierte Projektplanung ist der Schlüssel zum Erfolg bei KI-Implementierungen. Diese Excel-Vorlage bietet alle Werkzeuge für eine professionelle Projektsteuerung: von der initialen Planung über die Ressourcenzuweisung bis zum Risikomanagement.
Die Vorlage basiert auf bewährten Projektmanagement-Methoden und wurde speziell für die Anforderungen von KI-Projekten im Mittelstand angepasst.
Anleitung zur Nutzung der Vorlage
Schritt 1: Projektübersicht definieren
Beginnen Sie mit dem Tabellenblatt „Projektübersicht" und tragen Sie die grundlegenden Informationen ein:
Der Projekttitel sollte einen aussagekräftigen Namen für das KI-Projekt enthalten. Der Projektleiter ist die hauptverantwortliche Person. Der Sponsor ist der Management-Verantwortliche und Budget-Geber. Das Startdatum markiert den geplanten Projektbeginn, das Zieldatum den geplanten Abschluss. Das Budget ist das verfügbare Gesamtbudget in Euro. Die Projektziele beschreiben die messbaren Ziele als SMART-Ziele, also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert.
Schritt 2: Phasen und Arbeitspakete anlegen
Das Tabellenblatt „Projektstrukturplan" ermöglicht die Gliederung des Projekts:
Standardphasen für KI-Projekte:
Phase 1 ist die Initiierung mit Projektauftrag, Stakeholder-Analyse und Kick-off. Phase 2 umfasst die Anforderungsanalyse mit Prozessanalyse, Datenanalyse und Anforderungsdokumentation. Phase 3 ist die Anbieterauswahl mit Marktrecherche, Demos, Bewertung und Vertragsverhandlung. Phase 4 behandelt die Implementierung mit technischem Setup, Integration, Konfiguration und Testing. Phase 5 ist das Change Management mit Kommunikation, Schulung und Begleitung. Phase 6 umfasst Pilotbetrieb mit eingeschränktem Go-Live, Monitoring und Optimierung. Phase 7 ist der Rollout mit vollständigem Go-Live und Skalierung. Phase 8 schließt das Projekt mit Dokumentation, Lessons Learned und Übergabe ab.
Für jedes Arbeitspaket tragen Sie die Beschreibung als kurze Erläuterung der Aufgabe ein, den Verantwortlichen als zuständige Person, die geschätzte Dauer in Tagen oder Wochen, Vorgänger als abhängige Arbeitspakete und den Status als geplant, in Arbeit, abgeschlossen oder blockiert.
Schritt 3: Gantt-Chart erstellen
Das Tabellenblatt „Gantt-Chart" visualisiert den Zeitplan automatisch:
Die horizontale Achse zeigt die Kalenderwochen oder Monate. Die vertikale Achse listet alle Arbeitspakete auf. Balken zeigen geplante Dauer und Fortschritt. Meilensteine werden als Rauten hervorgehoben. Kritischer Pfad wird farblich markiert.
Anpassung des Zeitrahmens:
Wählen Sie in der Dropdown-Liste die gewünschte Zeitskala: Tage für Projekte unter einem Monat, Wochen für Projekte von ein bis sechs Monaten oder Monate für Projekte über sechs Monaten.
Schritt 4: RACI-Matrix ausfüllen
Das Tabellenblatt „RACI-Matrix" klärt Verantwortlichkeiten für jedes Arbeitspaket:
R steht für Responsible und bezeichnet die Person, die die Aufgabe ausführt. A steht für Accountable und bezeichnet die Person, die die Gesamtverantwortung trägt, davon sollte es nur eine pro Aufgabe geben. C steht für Consulted und bezeichnet Personen, die vor Entscheidungen befragt werden. I steht für Informed und bezeichnet Personen, die über Fortschritte informiert werden.
Typische Rollen in KI-Projekten:
Der Projektleiter trägt die Gesamtkoordination. Der Fachbereichsleiter ist verantwortlich für fachliche Anforderungen und Akzeptanz. Der IT-Leiter ist verantwortlich für technische Integration. Der Datenschutzbeauftragte prüft Compliance. Der Betriebsrat wird eingebunden bei Mitarbeiterfragen. Externe Berater unterstützen bei Auswahl und Implementierung. Der KI-Anbieter stellt die Lösung bereit und implementiert sie.
Schritt 5: Meilensteine festlegen
Das Tabellenblatt „Meilensteine" definiert kritische Checkpoints:
Empfohlene Meilensteine für KI-Projekte:
M1 ist der Projektstart mit abgeschlossenem Kick-off. M2 ist die Anforderungsfreigabe mit freigegebenem Lastenheft. M3 ist die Anbieterentscheidung mit unterschriebenem Vertrag. M4 ist das technisches Setup mit abgeschlossener Integration. M5 ist die Schulung mit abgeschlossenen Trainings. M6 ist der Pilotstart mit begonnenem Pilotbetrieb. M7 ist die Pilotabnahme mit erfolgreich abgeschlossenem Pilot. M8 ist der Go-Live mit abgeschlossenem Rollout. M9 ist der Projektabschluss mit übergabe an den Betrieb.
Für jeden Meilenstein definieren Sie das geplante Datum, die Erfolgskriterien als messbare Kriterien für das Erreichen und den Verantwortlichen als Person, die den Meilenstein freigibt.
Schritt 6: Ressourcen planen
Das Tabellenblatt „Ressourcenplanung" zeigt die Auslastung:
Erfassen Sie alle Projektbeteiligten mit Namen, Rolle, verfügbaren Stunden pro Woche sowie Stundensatz für externe Ressourcen oder kalkulatorische Kosten.
Die Matrix zeigt für jede Kalenderwoche die geplanten Stunden pro Person. Überlastungen werden rot markiert. Die Auslastungsübersicht zeigt Engpässe frühzeitig.
Kostenübersicht:
Die Vorlage berechnet automatisch die geplanten Personalkosten pro Phase, pro Monat und als Gesamtsumme.
Schritt 7: Risiken managen
Das Tabellenblatt „Risikomanagement" dokumentiert und steuert Projektrisiken:
Für jedes Risiko erfassen Sie die Beschreibung als Risikoereignis, die Kategorie als Technik, Organisation, Compliance oder Extern, die Eintrittswahrscheinlichkeit von niedrig über mittel bis hoch, die Auswirkung von niedrig über mittel bis hoch und die Risikoprioritätszahl berechnet die Vorlage automatisch.
Definieren Sie Gegenmaßnahmen als präventive Maßnahmen zur Risikominimierung, den Verantwortlichen als Person, die das Risiko überwacht, und den Status als offen, in Bearbeitung oder geschlossen.
Typische Risiken bei KI-Projekten:
Technische Risiken umfassen Datenqualitätsprobleme, Integrationsschwierigkeiten und Performance-Probleme. Organisatorische Risiken umfassen Mitarbeiterakzeptanz, Ressourcenengpässe und Scope Creep. Compliance-Risiken umfassen DSGVO-Verstöße, fehlende DSFA und Betriebsrat-Konflikte. Externe Risiken umfassen Anbieterabhängigkeit, Marktveränderungen und regulatorische Änderungen.
Phasenmodell für KI-Projekte
Phase 1: Initiierung (1-2 Wochen)
Ziel: Projektgrundlagen schaffen und Stakeholder einbinden.
Arbeitspakete:
Das Projektziel definieren beschreibt, was genau erreicht werden soll und wie der Erfolg gemessen wird. Die Stakeholder-Analyse identifiziert alle Beteiligten und Betroffenen. Der Projektauftrag legt Ziele, Scope, Budget und Zeitrahmen schriftlich fest. Das Kick-off-Meeting startet das Projekt offiziell mit allen Stakeholdern.
Meilenstein: Projektauftrag unterzeichnet.
Phase 2: Anforderungsanalyse (2-4 Wochen)
Ziel: Präzises Verständnis der Anforderungen entwickeln.
Arbeitspakete:
Die Ist-Prozessanalyse dokumentiert die aktuellen Abläufe. Die Datenanalyse bewertet Verfügbarkeit und Qualität der relevanten Daten. Anforderungsworkshops sammeln systematisch die fachlichen und technischen Anforderungen. Das Lastenheft dokumentiert alle Anforderungen als formale Spezifikation.
Meilenstein: Lastenheft freigegeben.
Phase 3: Anbieterauswahl (3-6 Wochen)
Ziel: Den optimalen KI-Anbieter identifizieren und vertraglich binden.
Arbeitspakete:
Die Marktrecherche erstellt eine Long-List potenzieller Anbieter. Die RFI/RFP verschickt strukturierte Anfragen an Anbieter. Demos und Evaluierung führt praktische Tests mit relevanten Szenarien durch. Die Bewertung vergleicht Anbieter anhand definierter Kriterien. Die Vertragsverhandlung klärt Konditionen, AVV und SLAs.
Meilenstein: Vertrag unterzeichnet.
Phase 4: Implementierung (4-12 Wochen)
Ziel: Das KI-System technisch einrichten und integrieren.
Arbeitspakete:
Das technische Setup richtet die Infrastruktur und das Basissystem ein. Die Systemintegration verbindet CRM, ERP, Telefonie und andere Systeme. Die Konfiguration passt das System an spezifische Anforderungen an. Die Datenmigration überträgt und bereinigt relevante Daten. Das Testing führt funktionale Tests, Integrationstests und Lasttests durch.
Meilenstein: System technisch abgenommen.
Phase 5: Change Management (parallel, 4-8 Wochen)
Ziel: Organisation und Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereiten.
Arbeitspakete:
Die Kommunikationsplanung entwickelt Botschaften und Kommunikationsplan. Die Betriebsrat-Einbindung informiert und bindet den Betriebsrat ein. Die Schulungskonzeption erstellt Trainingskonzept und Materialien. Die Schulungsdurchführung trainiert Administratoren, Power User und Endanwender.
Meilenstein: Schulungen abgeschlossen.
Phase 6: Pilotbetrieb (4-6 Wochen)
Ziel: Das System unter realen Bedingungen testen und optimieren.
Arbeitspakete:
Die Pilotdefinition legt Scope, Teilnehmer und Erfolgskriterien fest. Der Pilotstart aktiviert das System für die Pilotgruppe. Das Monitoring erfasst und analysiert KPIs und Feedback. Die Optimierung passt das System basierend auf Erkenntnissen an. Die Pilotevaluation bewertet die Ergebnisse gegen die definierten Kriterien.
Meilenstein: Pilotabnahme erfolgt.
Phase 7: Rollout (2-4 Wochen)
Ziel: Das System für alle Nutzer freischalten.
Arbeitspakete:
Die Rollout-Planung definiert Zeitplan und Vorgehen für den vollständigen Go-Live. Der Go-Live aktiviert das System für alle Nutzer. Der Hypercare-Support bietet intensiven Support in den ersten Wochen. Die Performance-Überwachung monitort Systemleistung und Nutzung.
Meilenstein: Go-Live abgeschlossen.
Phase 8: Projektabschluss (1-2 Wochen)
Ziel: Das Projekt formal abschließen und Erkenntnisse sichern.
Arbeitspakete:
Die Dokumentation finalisiert alle Projektdokumente. Die Lessons Learned sammeln und dokumentieren Erkenntnisse. Die Übergabe übergibt Verantwortung an den Linienbetrieb. Die Abschlussfeier würdigt die Projektleistung.
Meilenstein: Projektabschluss formal bestätigt.
RACI-Matrix erklärt
Das RACI-Prinzip
Die RACI-Matrix ist ein bewährtes Werkzeug zur Klärung von Verantwortlichkeiten. Bei KI-Projekten ist sie besonders wichtig, da viele Abteilungen beteiligt sind.
R wie Responsible bedeutet die operative Durchführung. Diese Person erledigt die Aufgabe. Es können mehrere Personen R sein. Beispiel: IT-Mitarbeiter führt die technische Integration durch.
A wie Accountable bedeutet die Gesamtverantwortung. Diese Person trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Es darf nur eine Person A sein. Beispiel: Projektleiter ist accountable für den Projekterfolg.
C wie Consulted bedeutet Beratung. Diese Personen werden vor Entscheidungen befragt. Bidirektionale Kommunikation ist erforderlich. Beispiel: Datenschutzbeauftragter wird bei Compliance-Fragen konsultiert.
I wie Informed bedeutet Information. Diese Personen werden über Ergebnisse informiert. Unidirektionale Kommunikation ist ausreichend. Beispiel: Geschäftsführung wird über Meilensteine informiert.
Häufige Fehler vermeiden
Zu viele A's: Es sollte nur eine Person accountable sein. Mehr führt zu unklarer Verantwortung.
Fehlende R's: Ohne Responsible passiert nichts. Jede Aufgabe braucht mindestens ein R.
Zu viele C's: Zu viele Consulted verlangsamt Entscheidungen. Beschränken Sie sich auf wirklich notwendige Expertise.
Vergessene I's: Stakeholder, die nicht informiert werden, fühlen sich übergangen. Das kann zu Widerstand führen.
Risikomanagement
Risikobewertung
Die Vorlage verwendet eine standardisierte Risikobewertung:
Eintrittswahrscheinlichkeit:
Niedrig bedeutet unter 20% Wahrscheinlichkeit. Mittel bedeutet 20-60% Wahrscheinlichkeit. Hoch bedeutet über 60% Wahrscheinlichkeit.
Auswirkung:
Niedrig bedeutet geringen Einfluss auf Zeitplan, Budget oder Qualität. Mittel bedeutet deutliche Verzögerung oder Mehrkosten bis zu 20%. Hoch bedeutet erhebliche Verzögerung oder Mehrkosten über 20% oder Projekterfolg gefährdet.
Risikomatrix:
Die Risikoprioritätszahl ergibt sich aus Wahrscheinlichkeit mal Auswirkung. Rot mit den Werten 6-9 erfordert sofortige Maßnahmen. Gelb mit den Werten 3-4 erfordert Monitoring und Planung von Maßnahmen. Grün mit den Werten 1-2 erfordert Beobachtung.
Typische Gegenmaßnahmen
Für Datenqualitätsprobleme:
Präventiv sollten Sie frühzeitig eine Datenanalyse durchführen. Reaktiv bereinigen und reichern Sie Daten an oder passen Sie den Scope an.
Für Integrationsschwierigkeiten:
Präventiv sollten Sie frühzeitig IT einbinden und Schnittstellen dokumentieren. Reaktiv ziehen Sie zusätzliche Experten hinzu und planen Sie mehr Zeit ein.
Für Akzeptanzprobleme:
Präventiv sollten Sie frühzeitig kommunizieren und Mitarbeiter einbinden. Reaktiv verstärken Sie Change Management und Schulungen.
Für Compliance-Risiken:
Präventiv sollten Sie den Datenschutzbeauftragten einbinden und eine DSFA durchführen. Reaktiv passen Sie die Lösung an oder holen Sie rechtliche Beratung ein.
Tracking und Statusberichte
Fortschrittsmessung
Die Vorlage ermöglicht verschiedene Metriken:
Terminfortschritt: Der Prozentsatz der fristgerecht abgeschlossenen Arbeitspakete.
Budgetverbrauch: Die tatsächlichen versus geplante Kosten, der sogenannte Cost Performance Index.
Scope-Status: Die Anzahl der offenen versus abgeschlossenen Requirements.
Risikoentwicklung: Die Veränderung der Risikoprioritätszahlen über Zeit.
Statusbericht-Vorlage
Das Tabellenblatt „Statusbericht" generiert automatisch einen wöchentlichen Bericht:
Die Ampelstatus-Übersicht zeigt Grün für alles im Plan, Gelb für Abweichungen, aber beherrschbar, und Rot für kritische Probleme.
Die Meilenstein-Übersicht listet die nächsten Meilensteine mit Status auf. Die Highlight-Zusammenfassung enthält die wichtigsten Ereignisse der letzten Woche. Die Problemübersicht zeigt aktuelle Probleme und Gegenmaßnahmen. Der Ausblick beschreibt die geplanten Aktivitäten für die nächste Woche.
Download und Anwendung
Laden Sie die Excel-Vorlage herunter und passen Sie sie an Ihr spezifisches KI-Projekt an.
Enthaltene Tabellenblätter:
Die Projektübersicht enthält grundlegende Projektinformationen. Der Projektstrukturplan zeigt Phasen und Arbeitspakete. Das Gantt-Chart visualisiert den Zeitplan. Die RACI-Matrix klärt Verantwortlichkeiten. Die Meilensteine definieren kritische Checkpoints. Die Ressourcenplanung zeigt Personal und Auslastung. Das Risikomanagement erfasst Risikoregister und Maßnahmen. Der Statusbericht dient dem wöchentlichen Reporting. Die Anleitung bietet Nutzungshinweise.
Die Vorlage ist für Projekte von 2 bis 12 Monaten Dauer optimiert und kann flexibel an kürzere oder längere Zeiträume angepasst werden.